دعوة لترشيد الاجتماعات
تعد الاجتماعات وسيلة مهمة من وسائل الاتصال ، ولكننا في نهاية كل اجتماع غالبا ما نسمع من يقول: "لم يكن هناك ما يفيد في الاجتماع" أو "كان يمكن ألا أحضر الاجتماع " أو "ما قيل في ثلاث ساعات يمكن تلخيصه في ساعة واحدة " أو "فرض الشخص الفلاني أفكاره على المجموعة " أو "الوقت طويل وممل وجاب لنا النوم" وغيرها مما يمكن سماعه عند نهاية كل اجتماع ، ولكن في حقيقة الأمر تعتبر الاجتماعات سلاح ذو حدين ؛ من جهة تعتبر مضيعة للوقت ، ووسيلة للخصام وسوء العلاقات ، كما تعتبر تكلفة مضافة إلى تكاليف المؤسسة حيث أن اجتماع ثمانية أفراد لمدة ساعة كاملة يمثل فقدان المؤسسة لدوام عمل كامل لفرد من الأفراد العاملين فيها ، ومن جهة أخرى، تعتبر الاجتماعات وسيلة فاعلة لإشراك المجموعة في اتخاذ القرارات وتبادل المعلومات،.ومن أجل التقليل من سلبيات الاجتماعات وتعزيز ايجابياتها وضمان نجاحها لابد من حاجة ضرورية وأهداف واضحة وإدارة حكيمة تضمن مشاركة الجميع ، والإفادة من الوقت ، والخروج بنتائج مرضية.
حقيقة إن أسوأ الاجتماعات هي تلك التي تستغرق وقتا طويلا وكأنه لا ينتهي وتكون أنموذجا على عدم الفاعلية. فقد نرى شخصا يثرثر بلا توقف فيما يقوم الآخرون بالإيماء برؤوسهم لمحاولة إظهار ألاهتمام بينما هم في الحقيقة شاردوا الذهن ويقاومون الرغبة في النوم ، بل وقد يقوم المرء أثناء اجتماع ممل بتفقد جهازه المحمول أو هاتفه النقال خلسة أو التحدث مع من يجلس بجواره. وفي النهاية تتم إضاعة وقت ثمين دون إنجاز أي شيء يذكر.
لقد حاولت بعض المؤسسات أن تكون الاجتماعات أكثر فاعلية ، وذلك بمنع إدخال الأجهزة الإلكترونية أماكن الاجماع سعيا لحمل المشاركين على الانتباه والتركيز. وهناك مؤسسات اتبعت أسلوب عقد اجتماعات قصيرة مدتها (15) دقيقة فيما يكون المجتمعون واقفون على أقدامهم ، وواضح أن الفكرة هنا هي عقد اجتماع قصير ومثمر إلى أقصى الحدود. وهنا لا يوجد خلاف على كل ما ذكر سابقا ، لكن السؤال الذي يطرح نفسه هو: أليس من المنطقي مناقشة ما إذا كان الاجتماع ضروريي أم لا في المقام الأول؟
إذا أراد شخص عقد اجتماع فعليه أولا أن يكون واضحا بخصوص الأهداف المرجوة. ويسأل نفسه إن كان يمكن تحقيق ذلك بسهولة وبطريقة أخرى كرسالة إلكترونية أو إجراء مكالمة هاتفية على سبيل المثال. لكن الحذر في نفس الوقت من الاعتماد الكلي على الهاتف والبريد الإلكتروني أو غيرها من أدوات التواصل عن بعد ، فالناس بطبيعتهم يحتاجون إلى الالتقاء ببعض بصفة شخصية من أجل إبداء الأفكار وتوطيد علاقات الزمالة ، كما أن الاجتماع في غرفة واحدة قد يكون مفيدا جدا عندما يتعلق الأمر بطرح وحل المشكلات.
كما يجب الحرص على أن يتم استدعاء من يهمه الأمر فقط ، فليس هناك ما هو أكثر إحباطا من إضاعة الناس لوقتهم في حضور اجتماع لا يعنيهم لا من قريب ولا من بعيد.، ومن ناحية أخرى ، إذا كان هناك ضرورة فعلية لعقد اجتماع فيستحسن تجنب المباغتة ،. بمعنى إذا أراد مدير أن يجتمع بموظفيه ، فيحبذ ابلاغهم قبل الاجتماع بـ (72) ساعة وتوضيح الهدف والنقاط التي سيتم طرحها. حتى يضمن أن يكون المشاركون على إطلاع أكبر قبل دخول غرفة الاجتماعات ، مما سيساعدهم على الدخول في أجواء النقاش بطريقة سلسلة وسريعة ، بالإضافة إلى أن هذه الخطوة ستوفر الوقت وستجعل النقاشات مثمرة أكثر.
اضافة الى ما سبق من المستحسن تخصيص مدة (30-40) دقيقة أو أقل لأي اجتماع ، لأن ذلك يساعد المشارك على أن يحافظ على تركيزه ، حيث أنه من المعروف أن الناس تفقد انتباهها واهتمامها أثناء الاجتماعات الطويلة، لكن إذا شعر من يدير الاجتماع بأن الموضوع شيق وأن هناك طاقة كبيرة والجميع مصغ ويشارك بفعالية ، فيمكنه الإطالة قليلا ، لكن بدرجة منطقية.
يعتبر نظام عقد الإجتماعات بواسطة الفيديو (Videoconference) أفضل من المكالمات الجماعية (Conference call)، هذا في حالة توفر خدمة إنترنت سريعة ومعدات ممتازة. حيث يتيح هذا النوع من المؤتمرات فرصة لرؤية ردود فعل الآخرين ، وهذا بدوره يوفر معلومات مفيدة يستحيل التوصل إليها بواسطة مكالمة جماعية. ويجدر بالذكر أن هناك وسائل عديدة لإجراء مؤتمر فيديو مثل الاستعانة بسكايب و(فيس تايم- FaceTime) وغيرهما الكثير مما توفره اليوم وسائل التواصل الحديثة التي بدورها تمكن من ترشيد الاجتماعات وتوفير الكثير من الوقت والجهد والتكلفة التي قد تهدر في اجتماعات غير مهمة وغير ضرورية.
ختاما اذا كانت مؤسساتنا تصرف (5% ) من مواردها على استهلاك الورق الذي ينتهي بسلة المهملات ، فإنها كما تبين بعض الدراسات والبحوث تصرف أيضا ثلاثة أضعاف ذلك على اجتماعات (تجمعات) غير مهمة وغير ضرورية ، مما يوجب ضرورة اعادة النظر في كثرة اللجان والاجتماعات والعمل على ترشيدها ما أمكن.
